Bewerkte versie van deze case is ook beschikbaar via Facto.


Kan een provincie- of gemeentehuis een open toegang creëren en tegelijkertijd de beveiliging goed op orde hebben? Dit was het vraagstuk waar de provincie Flevoland en de gemeente Lelystad medio 2022 mee aan de slag gingen. Uitgangspunt hierbij was om medewerkers, bezoekers en andere stakeholders een veilige en gastvrije omgeving te bieden waarin zij zich onbezorgd op hun kernactiviteiten kunnen concentreren. Zowel de provincie- als de gemeente vonden zichzelf in deze ambitie en bundelden hun krachten gezamenlijk in de vorm van een integrale raamovereenkomst voor beveiliging- en hospitalitydiensten.

Duurzame samenwerking voor een excellente dienstverlening
Vanwege het aflopende contract met de vorige dienstverlener heeft de provincie Flevoland in 2022 een nieuwe Europese aanbesteding doorlopen voor beveiligings- en hospitalitydiensten. Hospitality is hierin de hedendaagse term voor receptie- en bodediensten. In het vorige contract maakte de gemeente Lelystad al sporadisch gebruik van de bodediensten van de provincie. Dit beviel dusdanig goed dat er vanuit de gemeente een behoefte ontstond aan structurele samenwerking en ontwikkeling. Om deze reden vallen de bodediensten onder de nieuwe raamovereenkomst die is ingegaan op 1 april.

Daarnaast zullen ook de beveiligingsdiensten vanaf 31 januari 2024 onder de raamovereenkomst vallen. Dan eindigt namelijk de samenwerking tussen de gemeente Lelystad en de particuliere beveiligingsorganisatie die de beveiligingsdiensten binnen de gemeente voor zijn rekening neemt. “Omdat we zo dicht bij elkaar gehuisvest zijn, is het mooi om samen te werken op het gebied van onze dienstverlening", aldus Orly te Nuijl, beleidsmedewerker Huisvesting en Facilitair bij de gemeente. “Wij kennen elkaars organisatie en weten waar we samen kunnen verbeteren van ruim voldoende naar excellente dienstverlening.”

Open toegang vraagt om andere inzet
In de nieuwe overeenkomst wordt rekening gehouden met een verbouwing van de centrale hal van het Provinciehuis. Die verbouwing zou oorspronkelijk in 2020 plaatsvinden, maar is door COVID-19 uitgesteld naar komende jaren. De provincie Flevoland wil een meer ‘open toegang’ creëren waarbij medewerkers, bezoekers (burgers) en andere stakeholders zich vrij door het ‘openbare gedeelte’ kunnen bewegen. Op dit moment mist deze openheid en herkenbaarheid in de centrale hal van het Provinciehuis. Jamie Charité, adviseur Facilitair Beheer bij de provincie: “Dat is niet meer van deze tijd. We willen ‘duurzame gastvrijheid’ creëren. Het gaat erom dat onze gasten zich welkom en veilig voelen én dat ze veilig zijn.”

Flexibele beveiligingsorganisatie
Dit brengt echter veranderende omgevingsfactoren met zich mee waardoor een samenwerking met een beveiligingsorganisatie die hierin mee kan bewegen een vereiste in de aanbesteding was. “We hebben gegadigden de vraag gesteld hoe we ons als provincie, met organisatorische maatregelen, het beste kunnen bewegen naar die ‘open toegang” zegt Jamie Charité. “Dit leidde tot een inspirerende marktconsultatie, creatieve inschrijvingen en verhelderende verificatiegesprekken.”

In de nieuwe overeenkomst komt de balans tussen beveiliging en hospitality in het provinciehuis onder meer tot uiting bij de receptie, vertelt Charité. “Daar zitten receptionisten die de bezoekers gastvrij ontvangen, maar ook een dusdanige kennis van veiligheid hebben dat ze verdachte situaties kunnen herkennen en monitoren.” Ook het Stadhuis Lelystad streeft openheid en gastvrijheid na door gebruik te maken van Security Hosts: beveiligers die in de uitvoering de nadruk hebben liggen op gastvrijheid en proactief beveiligen.

Provincie Flevoland zowel penvoerder als contracteigenaar
Kenmerkend voor de samenwerking is dat de provincie Flevoland zowel penvoerder als contracteigenaar is. De gemeente Lelystad wordt meegenomen als locatie, gelijk aan de locaties van de provincie. Dat is bijzonder, zegt Charité: “We wilden namelijk persé dat er één opdrachtgever uit zou komen die één poule met mensen kon leveren die zowel bij de provincie als de gemeente kunnen worden ingezet .” De gemeente fungeert tijdens de uitvoering van de opdracht wel als operationeel contactpunt voor de dienstverlening op het Stadhuis Lelystad en levert ook input voor de provincie ten behoeve van het contractmanagement

Eén partner voor beveiliging- en hospitalitydiensten provincie én gemeente
Jamie Charité en Orly te Nuijl hebben voor de aanbesteding de expertise ingeroepen van Security Adviesgroep. Na een uitgebreide marktoriëntatie hebben security consultants van Security Adviesgroep het aflopende contract voor beveiliging- en hospitalitydiensten in de markt gezet. Op basis van het EMVI principe (gunnen op waarde) is Trigion geselecteerd als preferred partner, met Embrace Hospitality Services als specialist (onderaannemer) voor hospitalitydiensten.
 
Jamie Charité en Orly te Nuijl kijken ernaar uit om samen de regie op te pakken binnen deze overeenkomst én om de beoogde duurzame gastvrijheid gestalte te geven. “Het gaat erom dat onze gasten zich welkom en veilig voelen én dat ze veilig zijn”, besluiten zij in koor.